1. После составления текста обращения, поставьте на нем дату, подпишите его и снимите с него копию (копия обращения должна остаться у Вас для того, чтобы в случае спора Вы могли подтвердить, какое именно содержание было у отправленного Вами обращения).
2. После подписания обращения поместите его в почтовый конверт. Лицевая сторона почтового конверта должна быть оформлена следующим образом:
В левом верхнем углу конверта укажите, от кого исходит обращение (фамилия, имя, отчество без сокращений), далее – Ваш индекс и почтовый адрес.
В правом нижнем углу конверта укажите, наименование лица-адресата или должностного лица, адрес получателя, в том числе его почтовый индекс.
3. Не отправляйте письмо, просто опустив его в почтовый ящик, поскольку у Вас не останется никаких доказательств отправки этого письма, и Вы не сможете проследить за тем, когда Ваше письмо будет получено адресатом.
4. Обращение необходимо отправлять заказным письмом с уведомлением о вручении. Для отправки такого письма Вам нужно будет прийти на любое отделение почтовой связи и произвести ниже перечисленные действия.
5. Придя на почту, перед отправкой заказного письма Вам необходимо оформить уведомление о вручении (бланки уведомлений о вручении можно получить на почте у операциониста).
На лицевой стороне уведомления укажите вид уведомления – простой (поставьте «галочку» напротив слова «простое»); ниже укажите вид отправления – заказное письмо (поставьте «галочки» напротив надписей «письмо» и «заказное(ая)»).
На лицевой стороне уведомления в строках «Кому» и «Адрес» укажите ВАШИ фамилию, имя, отчество и ВАШ почтовый адрес с индексом.
На обратной стороне уведомления в графе «вид отправления» сделайте надпись «заказное письмо с уведомлением».
На обратной стороне уведомления в графах «наименование адресата» и «адрес» укажите наименование получателя письма, его адрес с индексом.
Остальные графы уведомления оставьте незаполненными, они заполняются работниками отделения почтовой связи.
Смысл отправки письма с уведомлением о вручении заключается в том, что после доставки Вашего письма адресату оформленное Вами уведомление о вручении будет возвращено почтой в Ваш адрес. На этом уведомлении будет проставлена отметка о том, когда адресат получил Ваше письмо, а также будет стоять подпись уполномоченного представителя получателя Вашего отправления.
Таким образом, уведомление о вручении Вам необходимо для того, чтобы у Вас были доказательства отправки Вами письма и получения его адресатом в случае, если адресованное лицо будет отрицать получение от Вас какой-либо корреспонденции, не предоставит Вам ответ на Ваше обращение, ответит с нарушением сроков, установленных законом и т.п.
6. После того, как Вы заполнили бланк уведомления о вручении, можете отправлять Ваше заказное письмо.
Уточните у работников почты, в каком окне принимают заказные письма, и подайте Ваше письмо непосредственно работнику почты, который занимается приемом заказных писем.
Работник почты примет у Вас заказное письмо и после внесения Вами оплаты за отправку письма – выдаст чек.
Сохраняйте чек, полученный на почте за оплату отправления. Он будет служить подтверждением факта отправки Вами письма в адрес государственного органа и может быть Вам необходим в случае защиты Ваших нарушенных прав в суде или иных органах.
7. Вместо отправки заказного письма с уведомлением о вручении, Вы также можете отправить Ваше обращение ценным письмом с описью и с уведомлением о вручении.
Преимущество отправки ценного письма по сравнению с заказным состоит в том, что после отправки ценного письма у Вас останется не только подтверждение факта отправки письма конкретному адресату (т.е. чек), но и подтверждение того, какие именно документы были Вами отправлены, а именно – опись.
8. Ценное письмо, как и заказное, отправляется Вами непосредственно на отделении почтовой связи. При отправке ценного письма учтите следующие особенности:
Лицевая сторона почтового конверта заполняется в порядке, указанном в пункте 2 настоящей Инструкции, но помимо всего прочего в правом верхнем углу (немного выше графы «Кому») Вам необходимо указать сумму объявленной ценности Вашего письма, например, написать следующую фразу: «с объявленной ценностью 10 (десять) рублей 00 копеек» (или указать другую сумму ценности; обратите внимание, что указанная Вами на конверте сумма объявленной ценности должна соответствовать сумме ценности, указанной Вами в описи, о чем читайте ниже).
При отправлении ценного письма с описью не заклеивайте конверт перед его отправкой (конверт с вложенными в него документами подается почтовому работнику незапечатанным);
Перед отправлением письма Вам следует заполнить опись. Опись заполняется в двух экземплярах. Бланки описи Вы также можете получить на почте;
В описи подробно опишите, какие документы Вы вкладываете в конверт с указанием наименования документов, их даты и иных реквизитов по которым можно будет точно идентифицировать отправленные Вами документы. Кроме того, отразите в описи количество листов в каждом документе, и укажите общую ценность этих документов, например, 10 рублей (размер ценности определяется на Ваше усмотрение). После заполнения бланков описей поставьте свою подпись на обоих экземплярах описи;
Отправление письма с описью не отменяет необходимости заполнять бланк уведомления о вручении письма. Уведомление заполняется в том же порядке, что и при отправке заказного письма, со следующими особенностями;
На лицевой стороне, помимо «галочки» напротив графы «письмо», Вам необходимо поставить «галочку» напротив графы – «с объявленной ценностью» (вместо «галочки» напротив графы «заказное(ая)»). Остальные графы на лицевой стороне заполняются так же, как и при отправке заказных писем без описи (см. пункт 5);
На обратной стороне уведомления в графе «вид отправления» укажите «письмо с объявленной ценностью», а в графе «сумма объявленной ценности» необходимо указать ту сумму, в которую Вы оцениваете письмо (это должна быть та же сумма, что Вы ставите в описи).
9. После того, как Вы заполнили бланк уведомления о вручении, можете отправлять Ваше ценное письмо с описью:
Уточните у работников почты, в каком окне принимают письма с объявленной ценностью, и подайте Ваше письмо непосредственно работнику почты, который занимается приемом таких отправлений;
Работник почты после принятия Вашего не заклеенного конверта с описью (в двух экземплярах) ставит печати на обоих экземплярах описей. Одна опись остается у Вас на руках – это может понадобиться Вам для защиты Ваших прав в суде для подтверждения того, какие именно документы Вы отправляли. Второй экземпляр описи вкладывается в конверт, после чего сотрудник почты его заклеивает.
Сохраняйте чек, полученный на почте за оплату отправления, аналогично отправке заказного письма, а также опись вложения в ценное письмо. Они будут служить подтверждением факта отправки Вами письма и конкретных документов и могут понадобиться Вам в суде для защиты своих прав.